Proud to be MICE

Enjoy this post

MICE ??? Bukan hewan kecil yang dibenci orang, hewan kecil menjijikan yang biasa hidup di gorong-gorong air, tapi MICE adalah pilihan hidup saya, yang kelak menghidupi saya ya MICE (Meeting, Incentive, Convention, Exhibition) atau orang lebih mengenalnya Event Manajemen.  

2009 yang lalu tepatnya di bulan April adalah tahun-tahun kegalauan saya.  Mau kemana setelah lulus SMA??? Bertahan dengan mimpi-mimpi di masa SMP untuk menjadi Diplomat,  mengikuti naluri sedari kecil untuk menjadi penulis, atau memasuki kesenangan baru bergulat dengan rumus dan menantang kehidupan untuk masuk ke Teknik Sipil, benar-benar dihadapi dengan pilihan yang sulit.

Dulu saya pun cuma bisa bengong saat saya tahu ada program study ini di Politeknik Negeri Jakarta, kalo kalian terlalu sulit mencerna di mana kampus ini berada mungkin bisa langsung nangkep kalo saya menyebutnya Politeknik UI karena namanya dulu memang demikian.  Oke, dengan dorongan penuh dari Pak Nino (Wakil Kepala Sekolah Bidang Kemahasiswaan), konsultasi sama ayah mulai dari di jelasin secara lisan sampai diberikan berbagai macam literatur yang menerangkan tentang apa itu MICE, akhirnya saya memutuskan untuk memasukan kebutuhan pendaftaran via PMDK alias JALUR PRESTASI (Padahal prestasi saya gak bagus-bagus banget).

Singkat cerita Allah nyasarin saya ke dunia ini dan ya SELAMAT SAYA DITERIMA di MICE PNJ tahun ajaran 2009-2013.  Awalnya cuma bisa ngerutin alis, manggut-manggut di tahun pertama kuliah, bahkan nyaris mau angkat tangan ngibarin bendera putih dan ikutan SNMPTN di 2010 biar bisa masuk HI UGM atau Fikom UI.  Atas penasehat spiritual saya yang paling kece (siapa lagi kalo bukan ayah), kata-kata ini yang bikin saya gak jadi mundur "Percaya Allah menempatkan kamu di kehidupan sekarang lengkap dengan jawaban di kehidupan yang akan datang, kamu bisa mendapatkan lebih dari sekedar menjadi penulis atau diplomat kalo kamu mau berusaha lebih keras dan bersyukur".

Memasuki tahun kedua mulai ada cerita yang beda dari mahasiswa pada umumnya.  Istilah religinya ada pencerahan, mulai deh ditunjukin sama Allah kalo emang ini jalan gak sesat.  Mulai ada job buat ngumpulin pundi-pundi tabungan dan pengalaman.  Mungkin  teman saya di MICE 2009 lebih punya pengalaman yang super duper bejibun, senior, alumninya apalagi, dan gak menutup kemungkinan junior.

Dari pengalaman yang ada jujur saya lebih banyak bermain di Congress (emang rejekinya udah gitu kali), padahal kepingin banget kaya temen-temen yang bisa ikutan event out door tapi yasudah saya percaya Allah gak akan pernah salah ngasih rejeki ke hamba-Nya.  Tapi enak loh kerja di Congress, kapan lagi kerja dengan waktu yang gak terlalu panjang, bisa gala dinner sama pengusaha, pemerintah, duta besar, sampai bisa dengerin langsung pidato Uwa Beye (Pak SBY) di bangku urutan nomor 2 setelah barisan Satpampres hahaha, jadi bisa ngerasain ngantuknya jadi menteri kalo dengerin Uwa Beye pidato hahaha *piss pak, sampe muntah-muntah kebosenan makan menu hotel yang jujur agak gimana gitu di lidah.

Nah sekarang udah tahun ke-3 saya di MICE, nyengir-nyengir sendiri jadinya.  Bener kata ayah, saya bisa dapetin lebih dari sekedar diplomat atau penulis.  Saya bisa ketemu presiden, menteri, duta besar, kongjen, CEO, artis pokonya orang-orang yang berlebel "ORANG PENTING", saya bisa jadi penulis dari pengalaman saya selama bekerja, udah gak perlu nedeng uang sama ayah.  Ini dia yang perlu digaris bawahin "GAK PERLU NEDENG UANG" buat beli gadget, jalan-jalan sama temen, meskipun uang jajan + bayar kost+bayar kuliah masih dibayarin (karena menurut saya itu adalah fardu ain).  Insya Allah kalo lagi-lagi rejeki saya memang di MICE, Allah pasti nyasarin saya lagi ke S2 ITB jurusan Teknik Arsitektur Gedung Pertemuan (amin amin amin), semangat semua.  Bermimpilah selama mimpi itu gratis, dan berhusnudzonlah pada Tuhanmu.  Sekali pun kamu menyebut Tuhanmu Allah, Bapak, Yesus, Dewa, yakinilah bahwa Dia Maha Memberikan yang terbaik dari segala yang baik.

Sekali lagi saya mau menegaskan kalo SAYA BANGGA JADI BAGIAN DARI INDUSTRI MICE INDONESIA BAHKAN DUNIA.

Lovelill

16:21

Sekilas tentang MICE

Enjoy this post

MICE

MICE sebagai wisata minat khusus yang merupakan rekayasa manusia memiliki karakteristik yang berbeda baik dari segi bentuk acara yang diselenggarakan, pembentukan ide, sampai target pasar untuk sector industry MICE itu sendiri.

Industry MICE berbeda dengan industry pariwisata lainnya.  Industry MICE sudah terfokus dan terkonsentrasi pada pembentukan pemahan apa sebenarnya MICE itu sendiri, dan sangat berbeda dengan industry pariwisata lainnya yang setiap orang bisa melalkukan apa pun selama tujuannya adalah berekreasi.

•          Meeting & Convention

** Kegiatan dari sekelompok orang/profesional yang ditunjuk oleh organisasi/perusahaan untuk peningkatan kualitas SDM mendukung bisnis yang diwakilinya.

•         Incentive (Trip)

** Bentuk dari suatu rewards yang diberikan oleh perusahaan kepada karyawan.

•         Exhibition

** Salahsatu kegiatan untuk penyebarluasan informasi dan promosi produk dari suatu    bisnis kepada konsumen dan calon konsumen

Berdasarkan pengertian di atas, dapat kita lihat bahwa unsure yang terdapat di dalam industry MICE tidak hanya berguna untuk sector pariwisata, tetapi untuk sector bisnis dalam industry perdagangan, industry pendidikan, dan berbagai industry lainnya MICE sangat berperan dalam pengembangan beberapa industry tersebut.

Industri perdagangan di Indonesia saat ini sangat membutuhkan MICE dalam bidang promosi maupun penjualan produk baik langsung maupun tidak langsung.  Hal ini dapat terjadi dengan semakin meningkatnya kebutuhan industry terhadap dunia MICE khususnya Exhibition.  Tidak hanya itu satu kegiatan MICE yang dilaksanakan akan berdampak pada penyelenggaran kegiatan MICE lainnya, yang saling berkesinambungan dan mengisi satu sama lain.

MULTIPLIER EFFECT SEBAGAI SATU DARI SEKIAN BANYAK KEUNGGULAN MICE

Multiplier effect atau dampak penggandaan adalah satu dari sekian banyak keunggulan yang dimiliki oleh industry MICE.  Dampak penggandaan itu sendiri ada sebagai akibat dari siklus uang yang diperoleh dari pembelanjaan setiap wisatawan MICE yang datang.  Dampak industry MICE terhadap multiplier effect juga disebabkan karena banyaknya permintaan tenaga dan jasa yang dibutuhkan untuk membuat suatu kegiatan MICE baik secara kecil maupun skala besar yang tidak dapat dipisahkan dari kebutuhan akan industry lain.  Oleh karena itu multiplier effect yang dihasilkan digolongkan menjadi tiga yankni dampak langusng, dampak tidak langsung, dan dampak ikutan.

Perhatikan skala pengelompokan multiplier effect yang disebabkan oleh industry MICE. 

Wisatawan MICE mayoritas adalah wisatawan yang memrlukan waktu yang relative lama untuk menelesaikan kegiatan MICE yang iya ikuti, selain itu wisatawan MICE tergolong sebagai wisatawan yang berkelas yang bisa dengan mudah membelanjakan uangnya dalam jumlah yang tidak sedikit.  Hal ini akan berdampak langsung terhadap permintaan untuk sector perhotelan, industry restoran, industry penyedian hall, industry penyewaan sound system  .

Dampak tidak langsung pun akan dirasakan beberapa sector industry yang tidak langsung dibutuhkan pada saat penyelenggaraan kegiatan MICE berlangsung seperti industry perkebunan, industry pemasok bunga, industry percetakan, industry peiklanan dan masih banyak lagi.  Dampak turunan pun dapat dirasakan oleh berberpa industry kecil seperti industry kerajinan pembuat souvenir, warung-warung kecil, pom bensin dan lain-lain.

Yang harus diingat adalah multiplier effect akan semakin berdampak besar selama uang yang dibelanjakan oleh wisatawan MICE tidak berhenti beredar di wilayah tersebut dan masih terus digunakan dan dapat berdampak terhadap perhitungan kontribusi suatu industry terhadap GDP negaranya.

            Selain multiplier effect, industry MICE memiliki beberapa keunggulan dan manfaat  bagi pengembangan beberapa sector khususnya di Indonesia diantaranya:

1. Meningkatkan image destinasi.
2. Barometer bagi Wisman dan calon Wisman bahwa destinasi ybs cukup aman.
3. Meningkatkan kunjungan Wisman dan devisa.
4. Meningkatkan penghasilan masyarakat & mendorong tumbuhnya usaha-usaha terkait.
5. Nilai tambah ekonomi.
6. Memperkenalkan Indonesia dengan segala potensinya ke dunia internasional.
7. Up-market dengan tingkat pengeluaran yg cukup tinggi.
8. Melibatkan banyak usaha jasa terkait (transportasi, akomodasi, BPW, F&B business, penyedia peralatan pameran, dll.)

Dari keunggulan dan manfaat MICE di atas, dapat terlihat bahwa industry MICE di masa yang akan datang dapat menggeser industry lain yang selama ini menjadi primadona bagi penyumbang GDP terbesar seperti sector industry MIGAS, industry Perhutanan, dan industry Pertanian yang sempat menjadi primadona 20 tahun yang lalu.

ISSUE-ISSUE STRATEGIS MICE

Pengembangan MICE saat ini sangat dipengaruhi oleh beberapa faktor yang dimbil dari permintaan wisatawan MICE.  Issue-issue ini dapat membantu pengembangan MICE  yang bermanfaat bagi beberapa sector yang berkaitan langsung, yang berguna terhadapa penawaran yang menghasilkan servis yang lebih laik guna menggambarkan citra yang baik terhadap suatu destinasi MICE.  Issue-issue tersebut diatarannya adalah :

•         Facility availability (ketersedian fasilitas)

•         Reputation for high quality services (kualitas pelayanan yang tinggi)

•         Travel Distance for attendees (jarak tempuh)

•         Promotional qualities (kualitas promosi)

•         Image of venue (pratinjau tempat)

•         Price (harga)

•         Value for money (nilai tukar mata uang)

•         Weather (iklim)

•         Activities offered (kegiatan yang ditawarkan)

•         Accessibility (akesesibilitas)

Kesepuluh isu strategis di atas dapat membantu rasa kompetisi untuk membuat industry MICE yang lebih baik dalam diri masing-masing sector industry yang secara langsung maupun tidak lansung berkecimpung dalam industry MICE.  Isu-isu strategis ini pun dapat membantu Indonesia yang secara perlahan sedang mengembangkan industry MICE dan mengembalikin image Indonesia di mata dunia yang sempat rusak akibat issue pertahanan dan keamanan yang tidak stabil.

Analisa Bisnis Suat Konvensi

Enjoy this post

STRUKTUR INDUSTRI KONVENSI

          Struktur industry konvensi sangat kompleks, terdiri dari pembeli dan pemasok.  Dimana pembeli berasal dari kalangan industry yang membutuhkan tenaga ahli, sedangkan penjual merupakan keseluruhan dari tenaga ahli yang berkontribusi terhadap perkembangan industry Konvensi secara global.

PEMBELI

          Secara umum dengan industri lainnya, industri konferensi terdiri "pembeli" dan "supplier". Pembeli dalam hal ini adalah penyelenggara knonvensi dan perencana pertemuan, yang membeli. Atau, menyewa tempat pertemuan dan layanan terkait untuk tahap kegiatan mereka.

Pembeli Korporat Istilah untuk "perusahaan" digunakan untuk menggambarkan penyelenggara konferensi (sering disebut perencana pertemuan "", khususnya di Amerika Utara), yang bekerja untuk organisasi perusahaan. Organisasi perusahaan adalah perusahaan yang didirikan terutama untuk menghasilkan keuntungan sehingga memberikan keuntungan finansial bagi pemilik, apakah ini adalah pemilik dari sebuah bisnis yang dijalankan keluarga atau pemegang saham perusahaan publik dikutip besar. Mereka dapat manufaktur atau perusahaan jasa organisasi Perusahaan dapat ditemukan di sebagian besar, jika tidak semua, sektor industri. Sektor yang sangat menonjol dalam menghasilkan konferensi bisnis perusahaan meliputi

1. Minyak, gas dan petrokimia
2. Medis dan obat-obatan
3. Komputer / TI dan telekomunikasi
4. Motor industri manufaktur dan lainnya
5. Keuangan dan layanan profesional
6. Makanan, minuman, dan tembakau
7. Perjalanan dan transportasi

PENGIDENTIFIKASIAN PEMBELI KORPORASI

     Relatif sedikit perusahaan atau departemen yang memiliki sebuah kegiatan konferensi atau acara khusus. Memang, selama masa resesi ekonomi,  banyak perusahaan telah memilih untuk melakukan penghematan dengan menutup acara-manajemen departemen dan menempatkan pekerjaan untuk badan-badan berdasarkan kontrak. Dalam beberapa kasus, kontrak karyawan dari departemen-bekas mereka acara manajemen untuk terus menyelenggarakan acara mereka, tetapi karyawan seperti sekarang bekerja secara freelance dan tidak secara overhead di setiap perusahaannya. 

           Organisasi-organisasi perusahaan yang lebih besar, tentu saja, entitas multi divisi yang terletak di sejumlah situs yang berbeda, sering dalam jumlah negara yang berbeda. Staf yang terlibat dalam menyelenggarakan pertemuan dan konferensi muncul dalam berbagai samaran dan seluruh jabatan. Penelitian yang dilakukan Inggris Konferensi Survey 2002 lebih sedikit satu dari lima pada 600 penyelenggara konferensi yang diwawancarai (300 perusahaan, 300 asosiasi) telah menggelar pekerjaan atau bertanggung jawab secara langsung berhubungan dengan konferensi atau peristiwa.  Secara luas, peristiwa paling korporasi akan jatuh dalam ambit departemen berikut; penjualan dan pemasaran, pelatihan dan personil / sumber daya manusia; dan administrasi pusat, termasuk perusahaan.

      
          Keterlibatan staff dalam mengorganisir acara  sangat bervariasi. Dan satu ekstrim, mereka hanya mungkin hanya dipersilahkan untuk memperoleh informasi tentang tempat-tempat potensial untuk acara, sementara pada yang lain, mereka akan diberikan tanggung jawab penuh untuk merencanakan dan menjalankan acara tersebut. Diperkirakan bahwa, di Inggris setidaknya. Sekitar 80 persen perusahaan penyelenggara telah menerima sedikit pelatihan formal dalam konferensi dan rapat perencanaan. Kegiatan-kegiatan tersebut dihitung hanya sebagian untuk tanggung jawab mereka secara keseluruhan dan tanggung jawab mereka untuk mengorganisir konferensi mungkin hanya bersifat jangka pendek. (Di Amerika Serikat, Peran perencana pertemuan lebih mapan, dengan pelatihan yang lebih baik-didefinisikan dan struktur karier).

 DELEGASI KHUSUS

            Sebuah survei dari 300 organisasi perusahaan atas nama Inggris Konferensi Survey tahun 2002 menemukan beberapa hal seperti 

1. Rata-rata umur seorang delegasi menghadiri acara perusahaan selama tahun 2001 adalah 38

2. 67 persen dari delegasi perusahaan adalah laki-laki, menghadiri rata-rata tiga peristiwa per tahun.

3. Setidaknya 70 persen dari penyelenggara delegasi mereka dikategorikan sebagai manajemen senior atau menengah, atau penjualan dan profesional pemasaran. Sebanyak 43 persen juga menyelenggarakan event untuk akuntan atau posisi yang berhubungan dengan akuntansi, tetapi hanya 31percen untuk administrasi umum. Sebelas persen menyelenggarakan event untuk para profesional medis.

4. 88 persen dari mereka yang diwawancarai perusahaan penyelenggara konferensi delegasi percaya bahwa mereka puas dengan pilihan tempat mereka hampir sepanjang waktu. Sebuah tambahan 11 persen percaya bahwa mereka puas sepanjang waktu.

5. Penyebab yang paling sering dikeluhkan oleh delegasi adalah makanan, yang jauh melebihi mengeluh tentang presentasi atau pertemuan konten.

            Singkatnya sektor korporasi industri konferensi ditandai oleh peristiwa dengan kurang dari 200 delegasi, datang cukup singkat, dengan menghabiskan biaya tinggi yang ditanggung oleh perusahaan. Pertemuan adalah salah satu cara utama di mana organisasi perusahaan berkomunikasi dengan karyawan dan pelanggan mereka, meskipun konferensi istilah generik dapat menggambarkan berbagai ukuran dan jenis kegiatan, konferensi yang tinggi profil komunikasi kendaraan menyampaikan pesan-pesan penting tentang perusahaan. Hal ini penting, karena itu konferensi berhasil dalam memenuhi tujuan yang ditetapkan untuk mereka. Hal ini sering berarti bahwa anggaran untuk acara akan menjadi murah membuatnya menjadi bagian menarik untuk tempat usaha dan pemasok lainnya.

Asosiasi pembeli

Istilah asosiasi penyelenggara atau pembeli meliputi orang-orang yang mewakili berbagai organisasi, termasuk;

1. Profesional atau asosiasi perdagangan / lembaga (yang anggota-anggotanya bergabung karena pekerjaan mereka) 

2. Sukarela asosiasi dan masyarakat (yang anggotanya bergabung terutama untuk lebih minat atau hobi) 

3. Charities 

4. Organisasi keagamaan 

5. Partai politik 

6. Serikat Perdagangan

  

Analisa Kebijakan Sektor MICE di Indonesia

Enjoy this post

Indonesia memiliki lingkungan fisik dan warisan social budaya yang sekaligus berperan sebagai daya tarik wisata yang harus dilestarikan.  Manfaat ekonomi yang dihasilkan dan investasi yang dilatar belakangi kekayaan dan potensi wisata yang besar ini bisa berkeinambungan di masa yang akan datang.  Lingkungan adalah tiang dasar dari produk industry pariwisata yang harus disikapi secara tanggap oleh berbagai pihak yang berkecimpung di dalamnya, baik dari ruang lingkup nasional, maupun internasional.

Industry MICE berbeda tetapi tetap satu kesatuan yang sama dengan industry pariwisata lainnya yang patut diperhatikan pembangunannya secara berkesinambungan guna melestarikan alam agar bumi tetap terjaga seiring dengan perkembangannya.  Industry MICE memang belum sepopuler industry pariwisata lainnya, namun prediksi berkembangnya MICE secara global, jelas membutuhkan seseorang yang ahli dibidangnya yang tidak hanya memikirkan bagaimana MICE itu berkembang akan tetapi bagaimana perkembangan kelesatarian lingkungan seiring dengan perkembangan MICE itu sendiri.

Industry MICE yang mayoritas pelaksanaan kegiatannya berada di dalam ruangan jelas membutuhkan banyak ide dan pemikiran yang berwawaskan pada kelesatarian lingkungan.  Selain dasar pemikiran bagaimana kelestarian lingkungan itu terjaga, ide dan pemikiran ini juga dapat dimanfaatkan sebagai daya tarik terhadap penciptaan ide kreatif disetiap penyelenggaran MICE agar wisatawan yang masuk kedalam tipografi wisatawan MICE tidak jenuh dengan pengadaan konsep yang ada.

Bagaimana seharusnya keberadaan, dan bentuk  infrastruktur (gedung) MICE yang ideal ?

Hampir semua pakar planologi mengetahui bahwa tata ruang Indonesia semeraut.  Tidak ada praktek secara jelas dalam pembangunannya, penetapan zona hanya sebagai teori tanpa adanya kebijakan yang tegas dari pemerintah mengenai penempatan bangunan-bangunan secara berzona.  Oleh sebab itu, belajar dari kesalahan yang ada dan kemungkinan yang keci untuk merubah sistem pembangunan di Indonesia, pembanguan infrastruktur MICE seperti gedung-gedung konvensi sebaiknya diletakkan di kawasan pemanfaatan yang masih ada yang berada di pusat kota dan perbeisnisan tanpa mengganggu daerah resapan atau pemukiman penduduk yang ada.  Karena selain faktor lingkungan, yang perlu diperhatikan adalah faktor social.  Jangan sampai ada penggusuran pemukiman warga hanya untuk membangun infrastruktur MICE.

World Travel and Tourism Council (WTTC) bekerjasama dengan World Tourism Organization sebagai lembaga tertinggi kepariwisataan dan travel di bawah naungan bendera PBB, sudah membuat peraturan mengenai kebijakan pariwisata global yang menitik beratkan pada konsep Green World.  Konsep yang dibuat dengan cara memberikan insentif untuk setiap industry yang peduli lingkungan, dan sangsi bagi setiap industry yang mengabaiknnya jelas patut diikuti oleh pelaku dibidang industry MICE.

Issue pemanasan global menjadi issue terpenting yang tidak hanya menjadi pembicaraan hangat diberbagai kalangan, namun menjadi bahan acuan bagi setiap industry bisnis untuk mau turut serta dalam pelestarian bumi.  Oleh sebab itu, industry MICE yang dekenal sebagai industry yang lebih sering memanfaatkan ruangan untuk pengadaan kegiatan MICE, penggunaan kertas yang berlebih, serta pengguanaan energy yang berlebih patut memikirkan bentuk bangunan yang ideal dan pengelolaan limbah yang dihasilkan sesudahnya.

Bentuk bangunan yang ideal**

Dunia arsitektur sekarang sedang berpikir tidak hanya membangun suatu gedung yang kokoh dengan interior yang megah nan mewah, namun juga sedang berpikir bagaimana menciptakan suatu bangunan yang dapat menyuplai sirkulasi udara yang cukup dan menyejukan serta penambahan intensitas cahaya yang cukup membantu penggunaan lampu yang juga mengandung bahan perusak ozon.  Penyiasatan ini dapat dilakukan dengan cara memperbanyak ventilasi di hall, serta membuat desain bangunan yang tinggi sehingga sirkulasi dapat keluar masuk dengan teratur, selain itu penggunaan bahan marmer yang dapat memberikan kesan sejuk patut untuk dicoba dipakai, penempatan air terjun buatan dan taman indoor dapat juga membantu proses masuknya oksigen tambahan.  Hal di atas selain untuk proses sirkulasi udara, juga dapat digunakan sebagai aksen untuk mempercantik dan membuat desain hall yang berbeda.

Konsep green pada tahapan pembangunan sebaiknya dicanangkan jauh sebelumnya.  Hal demikian dilakukan dengan tujuan di halaman gedung terdapat taman dengan tumbuhan hijau yang sengaja dibuat agar pembentukan oksegin terjadi secara maksimal dan dapat masuk ke dalam hall yang dibuat.  Pemakaian Air Conditioner (AC) dapat disubtitusi dengan kipas uap yang cukup sejuk jika dibandingkan dengan AC, pensubtitusian ini dapat mengurangi gas CFC yang merupakan penyumbang terbesar gas perusak lapisan ozon yang dihasilkan dari bahan freon sebagai bahan pendingin AC, meskipun dunia telah mengganti bahan freon dengan bahan lain yang lebih ramah lingkungan, tapi ingat tidak ada satu mesin pun yang tidak memiliki pembuangan, jadi seminimum apa pun kandungan CFC dalam AC tetap menjadi penyumbang besar gas rumah kaca, apalagi dalam hal ini pasti membutuhkan jumlah AC yang cukup banyak.

Penggunaan kertas yang diperkecil juga tidak bisa diungkiri menimbulkan permasalahan baru.  Mau tidak mau pasti akan kembali pada pemanfaatan teknologi berupa penggunaan media computer, atau computer jinjing yang kita ketahui membutuhkan tenaga listrik yang lebih banyak.  Jika hal ini terjadi, Indonesia sebagai negara berkembang dengan kebutuhan listrik yang cukup banyak namun sumber energy yang tidak mencukupi akan menimbulkan permasalahan berupa krisis energy.  Kesimpangsiuran dan kontrofersi yang terjadi terhadap usaha pemerintah membuat PLTN (Pembangit Listrik Tenaga Nuklir), belum dapat dipastikan dapat membantu sector indusri MICE dalam penggunaan media elektronik.  Oleh sebab itu, industry MICE yang dikenal memiliki dampak multiplier effect yang cukup besar, seharusnya dapat bekerjasama dengan industry lain yakni industry pengolahan limbah baik, limbah padat maupun limbah cair.

Penggunaan kertas, dan bahan kering lainnya dapat dimanfatkan kembali setelah didaurulang.  Kertas yang tidak terpakai yang bukan merupakan dokumen penting dapat didaurulang kembali menjadi kertas baru, yang dapat dimanfaatkan kembali untuk kegiatan yang membutuhkan kertas juga.  Bahan lain yang digunakan selain kertas, dapat juga didaur ulang menjadi produk yang lebih bernilai ekonomis.

Pengadaan kegiatan MICE yang kurang lazim (tidak di dalam gedung) seperti di tepi pantai, di atas tebing yang sudah bisa dijangkau, di tengah taman, dapat menjadi alternative untuk memperkecil pengunaan energy listrik, dengan catatan seorang perencang kegiatan tersebut harus benar-benar memikirkan dampak yang terjadi setelahnya seminimum mungkin.

Pembangunan industry MICE berkesinambungan juga harus dilihat dari segi social dan budaya, seperti yang diterangkan di atas.  Konsep pembangun yang berkesinambuangan yang memperhatikan segi social budaya adalah konsep bagaimana mempersiapkan sumber daya manusia yang berkualitas, yang dapat bersaing sehingga dapat mendukung pertumbuhan industry MICE khususnya di Indonesia.

Penempatan sepuluh destinasi MICE dan tiga destinasi MICE yang dianggap potensial memberikan peluang usaha untuk meminimalisirkan angka pengangguran.  Yang harus dilakukakan oleh destinasi tersebut adalah menyiapkan sumber daya manusia baik yang terdidik maupun terlatih, agar tercapai suatu kesatuan sumberdaya manusia yang sadar wisata.  Berikan kesempatan bagi institusi pendidikan untuk membuka program study yang memang mendukung industry MICE, serta rangkulah mereka para anggota baru di industry MICE unuk mengembangkan MICE disetiapdestinasi secara ersama.

MICE juga membutuhkan tenaga diluar sumber daya diluar MICE.  Maksudnya adaaha, peluang lapangan kerja yang besar dari berbagai sector ketika MICE berkembang menjadikan MICE sebagai satu dari sekian banyak potensi untuk menggantikan sector-sektor yang saat ini dianggap dominan seperti sector pajak, maupun sector Migas.  Dengan adanya otonomi daerah, daerah dapat mengatur sendiri sitem daerahnya.  Itu artinya daerah dapat memberikan izin kepada siapa saja yang mau membuka usaha dibidang apa pun yang dapat mendorong perkembangan Industri MICE selama masih berada dalam koridornya.

Setelah penyadaran sadar wisata disetiap destinasi MICE, destinasi-destinasi tadi harus saling membantu untuk menopang kebutuhan sumber daya manusia satu sama lain.  Artinya ketika satudestinasi kekurangan sumber daya manusia, meeka bisa bertukar sumber daya manusia yang mereka miliki, hal ini juga lebih membuka peluang tenaga ahli yang ada dapat lebih profeisonal dan memiliki banyak pengalaman.  Setelah sesame destinasi saling membantu, destinasi yang ada juga harus membantu beberapa wiyah di Indonesia yang berpotensi sebagai destinasi MICE, namun belum terjamak sedikit pun.

Bagaimanapun konsep pembangunan MICE yang berkesinambungan, tujuan akhirnya tetap sama yanni mengembangkan sayap industry MICE dengan tetap meletarikan sumber daya yang ada baik sumber daya alam, maupun sumber daya manusia.

  

Perencanaan Pendanaan Konvensi

Enjoy this post

BAB I.  PENDAHULUAN

1A. Latar Belakang

Pendanaan bagi suatu penyelenggaraan acara menjadi satu hal terpenting bagi roda keberlangsungan suatu event.  Butuh banyak perhatian agar pendanaan bisa terkelola dengan baik sehingga suatu event dapat terlaksana sekaligus memberikan profit bagi organizer.

Tidak butuh dana yang besar untuk sebuah event yang besar.  Pengelolaan secara tepat sesuai porsilah yang dibutuhkan dalam analisis sebuah perencanaan pendanaan.  Perencanaan pendanaan harus ditangani oleh orang yang benar-benar dapat mengelola keungan yang baik apalagi dalam hal pendanaan yang cukup besar jumlahnya.

Sering ditemukan kasus pembengkakkan pendanaan dalam pengelolaan event yang sulit untuk ditangani kekurangaannya karena tidak sesuai dengan kondisi keuangan yang ada.  Hal ini patut diperhatikan karena pengadaan suatu event dalam bisnis pasti bertujuan untuk mendapatkan keuntungan bukan mendapatkan kerugian.

Semakin baik proses perencanaan suatu pendanaan event, maka akan semakin besar pula kesempatan untuk mendapatkan profit yang berlebih bagi pihak penyelenggara.  Oleh sebab itu dalam tulisan ini akan dibahas sedikit menganai bagaimana perencanaan pendanaan yang baik bagi para pemula yang akan bergerak di bidang event organizer.

1B. Permasalahan

Permasalahan yang ingin dibahas dalam tulisan ini adalah :

1.  Bagaimana tahapan perencanaan pendanaan awal dalam pengelolaan suatu event?
2. Bagaimana menekan perencanaan pendanaan dalam pengelolaan suatu event sehingga event dapat terselenggara sesuai rencana namun profit yang dihasilkan cukup besar?
3. Hal apa saja yang harus diperhatikan untuk menekan pendanaan yang membengkak?

1C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam tulisan ini mencakup pada bagaimana sistem pengelolaan penganggaran di dalam suatu event khususnya penyelenggaraan konvensi bagi para organizer pemula sehingga dapat mengelola suatu event konvensi yang memiliki budget minim sekali pun.       

1D. Tujuan

Tulisan ini selain bertujuan sebagai tugas akhir untuk pencapaian nilai yang wajib dipenuhi, tujuan tulisan ini juga sebagai referensi kepada para pembaca khususnya para organizer muda yang hendak mempelajari pengelolaan pendanaan bagi penyelenggaraan konvensi.

BAB II. LANDASAN TEORI

Proses budgeting

Perencanaan pendanaan bertujuan memperkirakan masa depan keuangan event. Perencanaan pendanaan item pengeluaran dan sumber pendapatan sehingga dapat memperkirakan keuntungan atau kerugian. Untuk dapat menyusun perencanaan pendanaan yang akurat sebuah event konvensi diarahkan pada hasil keuangan yang diinginkan, event manager harus maju melewati berbagai tahap.

Dalam hal usaha apa pun tak terkecuali event konvensi, perencanaan pendanaan selalu dimulai dari pengumpulan modal.  Modal bagi sebuah perusahaan baru maupun lama harus juga dipisahkan antara modal tetap dan modal lancar.

          Event konvesi secara garis besar pasti sudah pernah dilaksanakan, lain halnya jika event konvesi baru akan diadakan.  Terkait dalam hal sudah atau belumnya event tersebut diselenggaraka, penyediaan modal dari jauh-jauh hari sangat diperlukan guna menaksirkan pendanaan pada saat pelaksanaan.

Beberapa faktor secara bersama-sama menyebabkan penganggaran modal dalam perencanaan pendanaan merupakan pengambilan keputusan terpenting dimana manejmen keuangan terlibat.  Lebih lanjut semua divisi dalam suatu event secara vital dipengaruhi oleh keputusan penganggaran modal, sehingga semua eksekutif tanpa memandang tanggung jawab terhadap divisinya, harus menyadari tentang bagaimana proses keputusan penganggaran modal diambil, sehingga ketika pembuatan perencanaan pendanaan per-divisi, pihak eksekutif/ kepala divisi sudah dapat mengetahui porsinya masing-masing dalam event tersebut.

Untuk perusahaan yang baru dibangun maupun sudah dibangun, penyedian dana dalam perencanaan modal harus dipikirkan secara matang.  Dalam kasus pembuatan suatu event konvensi, penyedian dana harus dibuat jauh sebelum hari pelaksanaan.  Dengan kata lain, ketika idea tau konsep suatu konvensi dikeluarkan, maka tidak dapat dilaksanakan secara cepat.  Hal ini dikarenakan oleh tidak semua dana apalagi dalam jumlah yang sangat besar dapat tersedia, oleh sebab itu maka harus ada kepastian atas ketersediaan dana.

Tahapan selanjutnya ketika pengaggaran modal terselesaikan adalah dengan melakukan riset.  Riset dilakukan dengan tujuan mengetahui harga pasti terhadap barang-barang yang dibutuhkan nanti.  Setelah riset barulah masuk ke tahap perencanaan anggaran yang diselesaikan sampai tahap persetujuan anggaran.

Ketika tahap persetujuan anggaran telah disepakati, maka ada satu tahap penting yang harus dilakukan oleh bagian manajemen keuangan pada suatu perusahaan event konvesi, yakni pengakajian ulang pendanaan.  Jika memang sudah dipastikan dapat dilanjutkan sesuai keputusan awal, maka selanjutnya ada pengeluaran-pengeluaran pendanaan sesuai kebutuhan yang sudah dicatat dan disepakati bersama dalam proposal pengajuan suatu event konvensi.

BAB III. PEMBAHASAN

1. RISET

 Langkah pertama dari proses budgeting adalah identifikasi biaya dan sumber pendapatan dan penempatan nilai finansial padanya. Jika sebuah event telah terlaksana sebelumnya, sebagian besar informasi ini kemungkinan besar tersedia dalam anggaran tahun sebelumnya. Jika sebuah event diselenggarakan untuk pertama kalinya, organizer dari event sejenis dapat dihubungi untuk berbagi pengalaman mereka. Area di mana setiap event tertentu mungkin mengeluarkan biaya, atau menghasilkan pemasukan, jelas bervariasi. Meskipun demikian, adalah mungkin untuk mengidentifikasi banyak dari biaya event dan sumber pemasukan yang lebih umum. Lihat table di bawah ini :

Tabel Item Pengeluaran Event Umum dan Sumber Pemasukan

ITEM PENGELUARAN	sumber pemasukan
Biaya sewa	In kind support (barter)
Dekorasi	Penjualan tiket
Transportasi	Hibah
Sewa lokasi/venue	Sponsor
Iklan
Administrasi
Biaya sewa
Dekorasi
Transportasi

Beberapa dari biaya yang teridentifikasi dalam table tersebut dapat diidentifikasikan sebagai ‘tetap’ dalam arti tidak akan berubah akibat kehadiranm(misalnya sewa venue). Sebagian besar biaya yang teridentifikasi dengan banyak jenis event dapat dikategorikan dalam cara ini. Ini menjadi demikian karena jumlah besar pengeluaran event terjadi sebelum event dimulai. Beberapa biaya dapat dikategorikan sebagai ‘variabel’ tergantung kepada event; biaya-biaya ini akan bervariasi terkait langsung dengan jumlah hadirin. Sebagai contoh jumlah orang yang datang akan langsung menentukan jumlah makanan yang dibutuhkan pada sebuah gala dinner.

Ketika biaya variabel ditambahkan kepada biaya tetap, biaya keseluruhan untuk menyelenggarakan sebuah event konvensi dengan berapapun jumlah hadirinnya dapat diberikan. Untuk menentukan titik di mana event Anda mencapai balik modal, Anda juga harus memperkirakan pemasukan Anda. Pemasukan akan diperoleh dengan jumlah pengunjung pada event yang dikenai tiket masuk. Titik di mana pemasukan sama dengan biaya keseluruhan dari penyelenggaraan event disebut break-even point [BEP]. Sebuah event mungkin mengalami beberapa skenario sebelum menetapkan harga tiket agar dapat memaksimalkan peluangnya untuk meraup keuntungan. Sebuah spreadsheet excel terkomputerisasi merupakan cara yang efektif untuk menggali skenario-skenario ini.

2. MENETAPKAN TINGKAT ANGGARAN

      Event manager harus menentukan tingkat anggaran yang perlu untuk sebuah event. Apakah anggaran keseluruhan tunggal akan memadai atau apakah anggaran individual untuk setiap kegiatan diperlukan? Jika sebuah event konvensi memiliki komponen ganda, seperti pameran, makan malam penghargaan dan impresariat, maka anggaran ganda akan diperlukan dari jumlah yang dialokasikan misalnya untuk biaya sewa yang dibagi menjadi untuk kursi, meja dan peralatan.

   Penetapan tingkat anggaran harus didasarkan pada rencana pembiayaan acara yang terbagi menjadi tiga kategori, yakni :

v  Anggaran Pengeluaran

v  Anggaran Pendapatan

v  Untung/Rugi

Seperti yang telah tercatat pada table di atas, bahwa setiap pendanaan di dasarkan pada aspek pengeluaran dan pendapatan yang akan bermuara pada untung dan rugi.

v  Anggaran Pendanaan

Anggaran pendanaan dalam suatu event termasuk event konvensi dibagi menjadi 3 kelompok.  Kelompok-kelompok inilah yang akan menetukan seberapa besar modal awal yang dibutuhkan dalam membuat satu event konvensi tunggal maupun berganda (di dukung oleh event lain).  Kelompok ini terdiri dari :

1.     Fixed Cost (Biaya Tetap)

Segala pengeluaran yang direncanakan yang merupakan pengeluaran tetap yang tidak dapat dialihkan atau dianggarkan kebagian lain.  Seperti keperluan SDM sebelum/ sesudah event, kesekretariatan, venue, peralatan audio, rapat panitia, pembicara.

2.     Variabel Cost (Biaya Tak Tetap)

Segala pengeluaran yang tidak pasti dikeluarkan atau bisa dikatakan biaya yang dilakukan untuk kebutuhan sekunder.  Kebutuhan-kebutuhan sekunder yang perlu diadakan apabila diperlukan seperti press release, congress kits, souvenir, sertifikat dan lain-lain.

3.     Unexpected Cost (Biaya Tak Terduga)

Segala pengeluaran yang secara tiba-tiba dan harus dikeluarkan sekali pun tidak tercantum di dalam anggaran pengeluaran baik pengeluaran tetap, maupun pengeluaran tidak tetap.  Seperti biaya kecelakaan.

v  Aggaran Pendapatan (Revenues)

Perkiraan pendapatan bisa di dapat dari bermacam-macamn sumber antara lain:

ü  Modal awal anggaran

ü  Biaya pendaftaran peserta

ü  Pameran

ü  Sponsor

ü  Komisi

ü  Donatur

          Perlu diketahui bahwa setiap pengaggaran  pembiayaan suatu event jangan pernah terlalu berpacu atau mengharapkan sumber pendapatan dari pihak sponsor.  Ada baiknya pihak sponsor tidak dibebankan pada pendapatan yang terlalu besar, ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya keadaan deficit yang berlebih.

vUntung/Rugi

            Setelah terlihat dengan jelas anggaran perencanaan pendanaan yang dibuat, maka akan terlihat dengan jelas apakah perusahaan akan mendapatkan keuntungan atau mendapatkan kerugian.   Perusahaan tidak akan mengalami kerugian jika sistem pengelolaan pendanaannya dikelola dengan baik dan teliti.      

4.     PENETAPAN DAN PERSETUJUAN ANGGARAN

Setelah biaya dan pemasukan diperkirakan, dan tingkat anggaran yang sesuai telah ditentukan, tugas selanjutnya adalah menempatkan biaya-biaya ini ke dalam dokumen anggaran. Dokumen seperti ini dapat berbasis kertas tetapi penggunaan spreadsheet lebih dianjurkan. Alasannya adalah, sebagaimana ditunjukkan sebelumnya, bahwa skenarioskenario berbeda berikut dampaknya pada dasarnya dapat dinilai dengan cepat. Efek dari misalnya, merubah harga tiket, atau menaikkan satu atau beberapa item biaya, dapat segera ditentukan, sehingga membantu pengambilan keputusan. Setelah rancangan anggaran dibuat, rancangan ini harus disetujui oleh mereka yang memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk event. Proses persetujuan berfungsi sebagai peluang untuk penilaian kritis akhir dari anggaran dan sebagai cara menciptakan rasa memilikinya.

 Karena banyak dari pengeluaran untuk banyak jenis event terjadi sebelum pemasukan didapat (misalnya sewa venue dan deposit peralatan) mungkin bagi sebuah event menghadapi masalah cash flow. Karenanya, merupakan praktek yang bijak untuk memperkirakan pengeluaran selama periode persiapan sebelum terselenggaranya event. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan periode-periode yang ditentukan (mis. satu bulan) dan memperkirakan biaya untuk periode-periode ini. Jika potensi masalah cash flow teridentifikasi melalui proses ini, serangkaian tindakan dapat diambil. Misalnya, pemasok dapat diajak bernegosiasi untuk memperpanjang masa pembayaran atau sponsor dapat mencairkan dana lebih awal.

5.     PEMANTAUAN ANGGARAN

       Rencana keuangan bisa saja menjadi gagal jika tidak ketet dipantau. Padahal ada beragam alat yang dapat digunakan mewujudkan tujuan ini.  Individu dan panitia yang bertanggungjawab atas tugas-tugas tertentu dapat menyiapkan pernyataan pemasukan dan pengeluaran.  Pernyataan-pernyataan ini harus menunjukkan seberapa banyak yang sebenarnya dikeluarkan dalam suatu periode tertentu (mis. bulanan atau kwartalan) dan apa yang tersisa dari alokasi anggaran keseluruhan untuk area itu. Mengenai sisi pemasukan, mereka dapat menyatakan seberapa banyak pemasukan yang diperoleh, berapa persentase ini dari jumlah yang dianggarkan secara keseluruhan untuk sebuah item tertentu (misalnya tiket) dan bagaimana jumlah yang diterima pada tanggal tertentu dibandingkan dengan proyeksi.

6.     PENGKAJIAN ULANG ANGGARAN

Anggaran memberi masukan signifikan pada proses evaluasi event. Sebuah analisa dari instrumen perencanaan keuangan pasca event memungkinkan para organizer melihat di mana biaya yang diproyeksikan terlampaui, mengidentifikasi area di mana underspending terjadi dan melihat bagaimana beragam sumber pemasukan berfungsi. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk merubah proyeksi anggaran masa depan, mengarahkan kembali sumber daya keuangan, atau mengemukakan jika pengawasan pengeluaran yang lebih ketat mungkin dibutuhkan.

IV.  SIMPULAN

1.                  Perencanaan pendanaan dalam suatu event konvensi harus dilakukan dengan baik dan teliti, guna mendapatkan hasil yang maksimal sehingga perusahan mendapatkan keuntungan dari penyelenggaran event konvensi tersebut.

2.                  Bagi para PCO pemula, kekuatan link dalam berbagai bidang yang berkaitan dengan penyelenggaran konvensi sangat membantu dalam tahap perencanaan pendanaan agar pendanaan dapat ditekan sedemikian rupa.

3.                  Modal utama dalam sebuah perencanaan suatu kegiatan harus dipersiapkan jauh sebelum acara tersebut diselenggarakan.  Hal ini bertujuan agar terdapat biaya pemasukan tetap bagi perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Sylvester, Darren,  Adi Setiadi, 2010.  Regional Event Management.  Edisi Kedua.  Sidney:  University of Technology Sidney

Weston, J.Fred, Thomas E. Copeland, Jaka Wasana.  Manajemen Keungan.  Edisi Kedelapan.  Jakarta:  Erlangga