Perencanaan Pendanaan Konvensi

Enjoy this post

BAB I.  PENDAHULUAN

1A. Latar Belakang

Pendanaan bagi suatu penyelenggaraan acara menjadi satu hal terpenting bagi roda keberlangsungan suatu event.  Butuh banyak perhatian agar pendanaan bisa terkelola dengan baik sehingga suatu event dapat terlaksana sekaligus memberikan profit bagi organizer.

Tidak butuh dana yang besar untuk sebuah event yang besar.  Pengelolaan secara tepat sesuai porsilah yang dibutuhkan dalam analisis sebuah perencanaan pendanaan.  Perencanaan pendanaan harus ditangani oleh orang yang benar-benar dapat mengelola keungan yang baik apalagi dalam hal pendanaan yang cukup besar jumlahnya.

Sering ditemukan kasus pembengkakkan pendanaan dalam pengelolaan event yang sulit untuk ditangani kekurangaannya karena tidak sesuai dengan kondisi keuangan yang ada.  Hal ini patut diperhatikan karena pengadaan suatu event dalam bisnis pasti bertujuan untuk mendapatkan keuntungan bukan mendapatkan kerugian.

Semakin baik proses perencanaan suatu pendanaan event, maka akan semakin besar pula kesempatan untuk mendapatkan profit yang berlebih bagi pihak penyelenggara.  Oleh sebab itu dalam tulisan ini akan dibahas sedikit menganai bagaimana perencanaan pendanaan yang baik bagi para pemula yang akan bergerak di bidang event organizer.

1B. Permasalahan

Permasalahan yang ingin dibahas dalam tulisan ini adalah :

1.  Bagaimana tahapan perencanaan pendanaan awal dalam pengelolaan suatu event?
2. Bagaimana menekan perencanaan pendanaan dalam pengelolaan suatu event sehingga event dapat terselenggara sesuai rencana namun profit yang dihasilkan cukup besar?
3. Hal apa saja yang harus diperhatikan untuk menekan pendanaan yang membengkak?

1C. Ruang Lingkup

Ruang lingkup dalam tulisan ini mencakup pada bagaimana sistem pengelolaan penganggaran di dalam suatu event khususnya penyelenggaraan konvensi bagi para organizer pemula sehingga dapat mengelola suatu event konvensi yang memiliki budget minim sekali pun.       

1D. Tujuan

Tulisan ini selain bertujuan sebagai tugas akhir untuk pencapaian nilai yang wajib dipenuhi, tujuan tulisan ini juga sebagai referensi kepada para pembaca khususnya para organizer muda yang hendak mempelajari pengelolaan pendanaan bagi penyelenggaraan konvensi.

BAB II. LANDASAN TEORI

Proses budgeting

Perencanaan pendanaan bertujuan memperkirakan masa depan keuangan event. Perencanaan pendanaan item pengeluaran dan sumber pendapatan sehingga dapat memperkirakan keuntungan atau kerugian. Untuk dapat menyusun perencanaan pendanaan yang akurat sebuah event konvensi diarahkan pada hasil keuangan yang diinginkan, event manager harus maju melewati berbagai tahap.

Dalam hal usaha apa pun tak terkecuali event konvensi, perencanaan pendanaan selalu dimulai dari pengumpulan modal.  Modal bagi sebuah perusahaan baru maupun lama harus juga dipisahkan antara modal tetap dan modal lancar.

          Event konvesi secara garis besar pasti sudah pernah dilaksanakan, lain halnya jika event konvesi baru akan diadakan.  Terkait dalam hal sudah atau belumnya event tersebut diselenggaraka, penyediaan modal dari jauh-jauh hari sangat diperlukan guna menaksirkan pendanaan pada saat pelaksanaan.

Beberapa faktor secara bersama-sama menyebabkan penganggaran modal dalam perencanaan pendanaan merupakan pengambilan keputusan terpenting dimana manejmen keuangan terlibat.  Lebih lanjut semua divisi dalam suatu event secara vital dipengaruhi oleh keputusan penganggaran modal, sehingga semua eksekutif tanpa memandang tanggung jawab terhadap divisinya, harus menyadari tentang bagaimana proses keputusan penganggaran modal diambil, sehingga ketika pembuatan perencanaan pendanaan per-divisi, pihak eksekutif/ kepala divisi sudah dapat mengetahui porsinya masing-masing dalam event tersebut.

Untuk perusahaan yang baru dibangun maupun sudah dibangun, penyedian dana dalam perencanaan modal harus dipikirkan secara matang.  Dalam kasus pembuatan suatu event konvensi, penyedian dana harus dibuat jauh sebelum hari pelaksanaan.  Dengan kata lain, ketika idea tau konsep suatu konvensi dikeluarkan, maka tidak dapat dilaksanakan secara cepat.  Hal ini dikarenakan oleh tidak semua dana apalagi dalam jumlah yang sangat besar dapat tersedia, oleh sebab itu maka harus ada kepastian atas ketersediaan dana.

Tahapan selanjutnya ketika pengaggaran modal terselesaikan adalah dengan melakukan riset.  Riset dilakukan dengan tujuan mengetahui harga pasti terhadap barang-barang yang dibutuhkan nanti.  Setelah riset barulah masuk ke tahap perencanaan anggaran yang diselesaikan sampai tahap persetujuan anggaran.

Ketika tahap persetujuan anggaran telah disepakati, maka ada satu tahap penting yang harus dilakukan oleh bagian manajemen keuangan pada suatu perusahaan event konvesi, yakni pengakajian ulang pendanaan.  Jika memang sudah dipastikan dapat dilanjutkan sesuai keputusan awal, maka selanjutnya ada pengeluaran-pengeluaran pendanaan sesuai kebutuhan yang sudah dicatat dan disepakati bersama dalam proposal pengajuan suatu event konvensi.

BAB III. PEMBAHASAN

1. RISET

 Langkah pertama dari proses budgeting adalah identifikasi biaya dan sumber pendapatan dan penempatan nilai finansial padanya. Jika sebuah event telah terlaksana sebelumnya, sebagian besar informasi ini kemungkinan besar tersedia dalam anggaran tahun sebelumnya. Jika sebuah event diselenggarakan untuk pertama kalinya, organizer dari event sejenis dapat dihubungi untuk berbagi pengalaman mereka. Area di mana setiap event tertentu mungkin mengeluarkan biaya, atau menghasilkan pemasukan, jelas bervariasi. Meskipun demikian, adalah mungkin untuk mengidentifikasi banyak dari biaya event dan sumber pemasukan yang lebih umum. Lihat table di bawah ini :

Tabel Item Pengeluaran Event Umum dan Sumber Pemasukan

ITEM PENGELUARAN	sumber pemasukan
Biaya sewa	In kind support (barter)
Dekorasi	Penjualan tiket
Transportasi	Hibah
Sewa lokasi/venue	Sponsor
Iklan
Administrasi
Biaya sewa
Dekorasi
Transportasi

Beberapa dari biaya yang teridentifikasi dalam table tersebut dapat diidentifikasikan sebagai ‘tetap’ dalam arti tidak akan berubah akibat kehadiranm(misalnya sewa venue). Sebagian besar biaya yang teridentifikasi dengan banyak jenis event dapat dikategorikan dalam cara ini. Ini menjadi demikian karena jumlah besar pengeluaran event terjadi sebelum event dimulai. Beberapa biaya dapat dikategorikan sebagai ‘variabel’ tergantung kepada event; biaya-biaya ini akan bervariasi terkait langsung dengan jumlah hadirin. Sebagai contoh jumlah orang yang datang akan langsung menentukan jumlah makanan yang dibutuhkan pada sebuah gala dinner.

Ketika biaya variabel ditambahkan kepada biaya tetap, biaya keseluruhan untuk menyelenggarakan sebuah event konvensi dengan berapapun jumlah hadirinnya dapat diberikan. Untuk menentukan titik di mana event Anda mencapai balik modal, Anda juga harus memperkirakan pemasukan Anda. Pemasukan akan diperoleh dengan jumlah pengunjung pada event yang dikenai tiket masuk. Titik di mana pemasukan sama dengan biaya keseluruhan dari penyelenggaraan event disebut break-even point [BEP]. Sebuah event mungkin mengalami beberapa skenario sebelum menetapkan harga tiket agar dapat memaksimalkan peluangnya untuk meraup keuntungan. Sebuah spreadsheet excel terkomputerisasi merupakan cara yang efektif untuk menggali skenario-skenario ini.

2. MENETAPKAN TINGKAT ANGGARAN

      Event manager harus menentukan tingkat anggaran yang perlu untuk sebuah event. Apakah anggaran keseluruhan tunggal akan memadai atau apakah anggaran individual untuk setiap kegiatan diperlukan? Jika sebuah event konvensi memiliki komponen ganda, seperti pameran, makan malam penghargaan dan impresariat, maka anggaran ganda akan diperlukan dari jumlah yang dialokasikan misalnya untuk biaya sewa yang dibagi menjadi untuk kursi, meja dan peralatan.

   Penetapan tingkat anggaran harus didasarkan pada rencana pembiayaan acara yang terbagi menjadi tiga kategori, yakni :

v  Anggaran Pengeluaran

v  Anggaran Pendapatan

v  Untung/Rugi

Seperti yang telah tercatat pada table di atas, bahwa setiap pendanaan di dasarkan pada aspek pengeluaran dan pendapatan yang akan bermuara pada untung dan rugi.

v  Anggaran Pendanaan

Anggaran pendanaan dalam suatu event termasuk event konvensi dibagi menjadi 3 kelompok.  Kelompok-kelompok inilah yang akan menetukan seberapa besar modal awal yang dibutuhkan dalam membuat satu event konvensi tunggal maupun berganda (di dukung oleh event lain).  Kelompok ini terdiri dari :

1.     Fixed Cost (Biaya Tetap)

Segala pengeluaran yang direncanakan yang merupakan pengeluaran tetap yang tidak dapat dialihkan atau dianggarkan kebagian lain.  Seperti keperluan SDM sebelum/ sesudah event, kesekretariatan, venue, peralatan audio, rapat panitia, pembicara.

2.     Variabel Cost (Biaya Tak Tetap)

Segala pengeluaran yang tidak pasti dikeluarkan atau bisa dikatakan biaya yang dilakukan untuk kebutuhan sekunder.  Kebutuhan-kebutuhan sekunder yang perlu diadakan apabila diperlukan seperti press release, congress kits, souvenir, sertifikat dan lain-lain.

3.     Unexpected Cost (Biaya Tak Terduga)

Segala pengeluaran yang secara tiba-tiba dan harus dikeluarkan sekali pun tidak tercantum di dalam anggaran pengeluaran baik pengeluaran tetap, maupun pengeluaran tidak tetap.  Seperti biaya kecelakaan.

v  Aggaran Pendapatan (Revenues)

Perkiraan pendapatan bisa di dapat dari bermacam-macamn sumber antara lain:

ü  Modal awal anggaran

ü  Biaya pendaftaran peserta

ü  Pameran

ü  Sponsor

ü  Komisi

ü  Donatur

          Perlu diketahui bahwa setiap pengaggaran  pembiayaan suatu event jangan pernah terlalu berpacu atau mengharapkan sumber pendapatan dari pihak sponsor.  Ada baiknya pihak sponsor tidak dibebankan pada pendapatan yang terlalu besar, ini dilakukan untuk mengantisipasi adanya keadaan deficit yang berlebih.

vUntung/Rugi

            Setelah terlihat dengan jelas anggaran perencanaan pendanaan yang dibuat, maka akan terlihat dengan jelas apakah perusahaan akan mendapatkan keuntungan atau mendapatkan kerugian.   Perusahaan tidak akan mengalami kerugian jika sistem pengelolaan pendanaannya dikelola dengan baik dan teliti.      

4.     PENETAPAN DAN PERSETUJUAN ANGGARAN

Setelah biaya dan pemasukan diperkirakan, dan tingkat anggaran yang sesuai telah ditentukan, tugas selanjutnya adalah menempatkan biaya-biaya ini ke dalam dokumen anggaran. Dokumen seperti ini dapat berbasis kertas tetapi penggunaan spreadsheet lebih dianjurkan. Alasannya adalah, sebagaimana ditunjukkan sebelumnya, bahwa skenarioskenario berbeda berikut dampaknya pada dasarnya dapat dinilai dengan cepat. Efek dari misalnya, merubah harga tiket, atau menaikkan satu atau beberapa item biaya, dapat segera ditentukan, sehingga membantu pengambilan keputusan. Setelah rancangan anggaran dibuat, rancangan ini harus disetujui oleh mereka yang memiliki tanggung jawab keseluruhan untuk event. Proses persetujuan berfungsi sebagai peluang untuk penilaian kritis akhir dari anggaran dan sebagai cara menciptakan rasa memilikinya.

 Karena banyak dari pengeluaran untuk banyak jenis event terjadi sebelum pemasukan didapat (misalnya sewa venue dan deposit peralatan) mungkin bagi sebuah event menghadapi masalah cash flow. Karenanya, merupakan praktek yang bijak untuk memperkirakan pengeluaran selama periode persiapan sebelum terselenggaranya event. Ini dapat dilakukan dengan menggunakan periode-periode yang ditentukan (mis. satu bulan) dan memperkirakan biaya untuk periode-periode ini. Jika potensi masalah cash flow teridentifikasi melalui proses ini, serangkaian tindakan dapat diambil. Misalnya, pemasok dapat diajak bernegosiasi untuk memperpanjang masa pembayaran atau sponsor dapat mencairkan dana lebih awal.

5.     PEMANTAUAN ANGGARAN

       Rencana keuangan bisa saja menjadi gagal jika tidak ketet dipantau. Padahal ada beragam alat yang dapat digunakan mewujudkan tujuan ini.  Individu dan panitia yang bertanggungjawab atas tugas-tugas tertentu dapat menyiapkan pernyataan pemasukan dan pengeluaran.  Pernyataan-pernyataan ini harus menunjukkan seberapa banyak yang sebenarnya dikeluarkan dalam suatu periode tertentu (mis. bulanan atau kwartalan) dan apa yang tersisa dari alokasi anggaran keseluruhan untuk area itu. Mengenai sisi pemasukan, mereka dapat menyatakan seberapa banyak pemasukan yang diperoleh, berapa persentase ini dari jumlah yang dianggarkan secara keseluruhan untuk sebuah item tertentu (misalnya tiket) dan bagaimana jumlah yang diterima pada tanggal tertentu dibandingkan dengan proyeksi.

6.     PENGKAJIAN ULANG ANGGARAN

Anggaran memberi masukan signifikan pada proses evaluasi event. Sebuah analisa dari instrumen perencanaan keuangan pasca event memungkinkan para organizer melihat di mana biaya yang diproyeksikan terlampaui, mengidentifikasi area di mana underspending terjadi dan melihat bagaimana beragam sumber pemasukan berfungsi. Informasi ini kemudian dapat digunakan untuk merubah proyeksi anggaran masa depan, mengarahkan kembali sumber daya keuangan, atau mengemukakan jika pengawasan pengeluaran yang lebih ketat mungkin dibutuhkan.

IV.  SIMPULAN

1.                  Perencanaan pendanaan dalam suatu event konvensi harus dilakukan dengan baik dan teliti, guna mendapatkan hasil yang maksimal sehingga perusahan mendapatkan keuntungan dari penyelenggaran event konvensi tersebut.

2.                  Bagi para PCO pemula, kekuatan link dalam berbagai bidang yang berkaitan dengan penyelenggaran konvensi sangat membantu dalam tahap perencanaan pendanaan agar pendanaan dapat ditekan sedemikian rupa.

3.                  Modal utama dalam sebuah perencanaan suatu kegiatan harus dipersiapkan jauh sebelum acara tersebut diselenggarakan.  Hal ini bertujuan agar terdapat biaya pemasukan tetap bagi perusahaan.

DAFTAR PUSTAKA

Sylvester, Darren,  Adi Setiadi, 2010.  Regional Event Management.  Edisi Kedua.  Sidney:  University of Technology Sidney

Weston, J.Fred, Thomas E. Copeland, Jaka Wasana.  Manajemen Keungan.  Edisi Kedelapan.  Jakarta:  Erlangga